Ablauf im Detail

Die Promotionsordnung der Medizinischen Fakultäten der Universität Heidelberg zur Erlangung des Doktorgrades scientiarum humanarum (Dr. sc. hum.) regelt die Zulassungsvoraussetzungen (PromO § 4).

Zum 30.03.2018 trat die Änderung des Landeshochschulgesetzes Baden-Württemberg in Kraft. § 38 (5): "Personen, die als Doktorandin oder Doktorand angenommen worden sind, werden nach § 60 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b immatrikuliert; dies gilt nicht für angenommene Doktorandinnen und Doktoranden, die an der Hochschule hauptberuflich tätig sind, wenn diese zuvor schriftlich gegenüber dem Rektorat erklärt haben, dass sie nicht immatrikuliert werden wollen." Wir weisen Sie in diesem Zusammenhang auf die Immatrikulationspflicht hin. Für alle Fragen bezüglich der Einschreibung ist das Studierendensekretariat der Universität Heidelberg zuständig.

Bei Doktoranden, die ihr Studium im Ausland abgeschlossen haben, muss die Gleichwertigkeit (lt. Promotionsordnung § 4 (4)) mit einem deutschen Examen geklärt werden. Hierzu muss eine Anfrage an die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen in Bonn gestellt werden. Dafür notwendige Unterlagen: Tabellarischer Lebenslauf, eine beglaubigte Kopie des Studien-Abschlusses sowie eine Fächerübersicht, eine Kopie des Schulabschlusses (muss nicht beglaubigt sein, unbedingt in der Heimatsprache, keine Übersetzungen).

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über den Ablauf sowie über die einzureichenden Dokumente. Bitte kopieren Sie sich sämtliche Dokumente für den Eigenbedarf, das Promotionsbüro fertigt keine Kopien an.

1. Der „Antrag auf Annahme“ als Doktorand/in muss rechtzeitig, das heißt vor Beginn der Dissertation, gestellt werden. Bitte beachten Sie, dass Sie sich vor Antragstellung über unser Online-Formular anmelden müssen. Im Antrag sind auch die gewünschten Prüfungsnebenfächer anzugeben. Falls die Prüfer noch nicht feststehen, können diese nachbenannt werden, so dass für Doktoranden die Möglichkeit besteht, Vorlesungen bzw. Seminare der gewählten Prüfer zu besuchen.

Für die Antragstellung reichen Sie bitte folgende Unterlagen vollständig im Promotionsbüro ein:

• Antrag auf Annahme als Doktorand/in (bitte nicht handschriftlich ausfüllen)
• Checkliste Anmeldung (bitte nicht handschriftlich ausfüllen)
• Exposé (siehe Leitfaden)
• Tabellarischer Lebenslauf
• Nachweis über das abgeschlossene Studium (Diplom/Examen) in beglaubigter Kopie
• Erklärung des /der Doktorvaters/-mutter über die wissenschaftliche Betreuung
• ggf. Ethikvotum,Tierschutzantrag
• Promotionsvereinbarung
• ggf. Sprachkenntnisnachweis
• Vorlage Ausweisdokument
• FH-Absolventen müssen die Bescheinigung über die Teilnahme an der erforderlichen Biotechnologie-Vorlesung vorlegen

2. Sie erhalten nach kurzer Zeit die Benachrichtigung, ob Sie als Doktorand/in angenommen werden und über das Startdatum, mit dem Ihr Promotionsverfahren beginnt. Hinweise zur Anfertigung der Dissertation erhalten Sie in den Richtlinien zur Abfassung der Dissertationsschrift.

3. Die Promotion sollte nach fünf Jahren abgeschlossen sein. Ist Ihr/e Doktorvater/-mutter mit der Fassung Ihrer Dissertationsschrift einverstanden, geben Sie diese ab und reichen folgende Unterlagen, sofern nicht anders angegeben, vollständig im Promotionsbüro (Haus 24) ein:

• Drei gebundene Exemplare der Dissertation (im Summa-cum-laude-Verfahren fünf Exemplare) sowie eine elektronische Fassung (PDF) der Dissertation auf einem USB-Stick
• Dissertationskurzfassung (von Doktorvater/-mutter unterschrieben, Original und Kopie)
• Antrag auf Einleitung des Promotionsverfahrens (bitte nicht handschriftlich ausfüllen)
• Checkliste Abgabe (bitte nicht handschriftlich ausfüllen)
• Gutachten des/der Doktorvater/-mutter (ohne das Gutachten kann das Verfahren nicht eröffnet werden)
• Vorschläge für zwei Gutachter (unter Angabe aktueller Kontaktdaten, wie Anschrift und EMail)
• Bei Arbeiten mit der Note summa cum laude müssen zwei weitere externe Gutachter genannt werden (ebenfalls mit aktuellen Kontaktdaten). Diese werden vom Doktorvater/-mutter vorgeschlagen.
• Aktuelles (maximal drei Monate altes) polizeiliches Führungszeugnis
• Tabellarischer Lebenslauf

Mit der Einreichung der Dissertationsschrift inklusive aller erforderlichen Unterlagen kann das eigentliche Promotionsverfahren eröffnet werden. Mit dem Promotionsverfahren wird der Abschnitt der Promotion beschrieben, der nach Abgabe der Dissertation beginnt.

Das nachfolgende Verfahren dauert in der Regel 4 bis 6 Monate (Gutachtenerstellung, Auslagefristen, Semesterferien etc.). Es finden pro Semester (in der Vorlesungszeit) drei Sitzungen statt. Abgabefrist für Dissertationen: spätestens drei Wochen vor dem jeweiligen Sitzungstermin; die Termine werden auf den Webseiten des Promotionsbüros veröffentlicht. Sie werden automatisch schriftlich über Korrekturauflagen oder fehlende Unterlagen informiert. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es bei der Vielzahl von Verfahren nicht möglich ist, Zwischenanfragen zum Stand des Verfahrens zu beantworten.

4. Nach der Sitzung erfolgt die Bestellung der Gutachter (Sie reichen dafür Vorschläge ein). Die Gutachten sollten innerhalb von sechs Wochen erstellt werden.

5. Nach Eingang der Gutachten gibt es eine interne Auslagefrist von zwei Wochen, erst danach kann die Terminabsprache für das Rigorosum (mündliche Prüfung) erfolgen. Der Vorsitzende der Prüfungskommission wird aus der Mitte des Promotionsausschusses benannt, die drei Prüfer werden vom Kandidaten vorgeschlagen.

6. Für die Gesamtbewertung der Promotionsleistung haben Dissertationsschrift und mündliche Prüfung gleiches Gewicht, wobei sich die schriftliche Leistung aus dem Durchschnitt der Noten des Doktorvaters/der Doktormutter und der beiden Gutachter ergibt und die mündliche Leistung aus dem Durchschnitt der Noten der drei Prüfungsfächer. Bei einer Gesamtbewertung mit „summa cum laude“ sind zwei weitere schriftliche Gutachten über die Dissertation erforderlich.

Die mündliche Prüfung erfolgt im Hauptfach (Fach der Dissertation) und zwei Nebenfächern, die aus den klinischen und medizinisch/-theoretischen Fächern, die an der Medizinischen Fakultät vertreten sind, gewählt werden können. Gegenstand der mündlichen Prüfung ist das Grundwissen der Fachgebiete, das sich weitgehend mit dem jeweiligen Inhalt einführender Lehrbücher deckt. Es wird dem Kandidaten/der Kandidatin dringend angeraten, sich rechtzeitig mit den Prüfern in Verbindung zu setzen.

Die Prüfungskommission (mindestens vier Mitglieder) wird nach Annahme der Dissertation vom Promotionsausschuss bestellt. Sie besteht aus dem Vorsitzenden (ein Mitglied des Promotions-ausschusses), den Prüfern des Hauptfaches (i. d. R. der Doktorvater/die Doktormutter) und der beiden Nebenfächer sowie den beiden Gutachtern der Dissertation.

Prüfungstermin und Ort werden von dem Kandidaten/der Kandidatin mit den Mitgliedern der Prüfungskommission vereinbart und zwecks Vorbereitung und Versand der Prüfungsunterlagen dem Promotionsbüro spätestens zwei Wochen vorher mitgeteilt.

Die Dauer der mündlichen Prüfung soll eine Stunde nicht überschreiten, wobei dem Kandidaten/der Kandidatin 15 Minuten Gelegenheit zur Vorstellung seiner Dissertation gegeben wird und anschließend jeweils etwa 15 Minuten sein/ihr Wissen im Hauptfach und in den beiden Nebenfächern geprüft werden soll. (Die Verwendung von technischen Hilfsmitteln ist mit dem Vorsitzenden abzusprechen, die Vortragsdauer von 15 Minuten ist einzuhalten.)

Bestanden ist die mündliche Prüfung, wenn jedes der drei Fächer mit mindestens „rite“ bewertet wird. Ist eines der drei Prüfungsfächer nicht bestanden, muss die mündliche Prüfung insgesamt wiederholt werden.

7. Nach Ablegen der mündlichen Prüfung, dem Rigorosum, wird die Promotionsurkunde ausgestellt. Die vom Dekan unterschriebenen beglaubigten Kopien davon werden zugesandt, das Original wird im Rahmen einer Promotionsfeier der Fakultät überreicht, zu welcher Sie ca. vier Wochen vorher eingeladen werden (daher bitte Adressänderungen mitteilen).

Nach Auslage und Rigorosum

• Eine elektronische Fassung der Dissertation auf den Heidelberger Dokumentenserver heiDOK hochladen.

Im Anschluss sind folgende Dokumente in der Bibliothek (UMM, Haus 42) abzugeben:

1. Dissertationskurzfassung als Word-Datei auf einem USB-Stick bei Abgabe des gebundenen Pflichtexemplars – Ihr Nachname sollte im Dateinamen vorkommen
2. ein gebundenes Exemplar der Dissertation (Wichtig: Keine Ringbuch-/Spiralbindung!). Das Printexemplar muss exakt mit der elektronischen Ausgabe auf heiDOK übereinstimmen.
3. ausgefüllte und unterschriebene „Erklärung zur Publikation elektronischer Dissertationen

Im Promotionsbüro sind abzugeben:

• Schulischer Werdegang (Formblatt 4)
• Druckvorlage für Urkunde (Formblatt 5)
• Statistikbogen (Formblatt 6)
• Einzahlungsbeleg über 50,00 Euro (Bankverbindung: Landesbank Baden-Württemberg, IBAN: DE40600501010004616342, BIC: SOLADEST600, Verwendungszweck: Promotionskonto Kostenstelle: 784126.2)
• Ein Adressaufkleber mit Ihrer Anschrift
• Formular "Bestätigung Abgabe der Dissertation Dr. sc. hum." der Bibliothek