Die Abteilung Drittmittelverwaltung der Medizinischen Fakultät Mannheim hat die Aufgabe, den Bereich Forschung und Lehre bei der Beantragung, Vertragsgestaltung und Verwaltung von Drittmittelprojekten nationaler und internationaler, öffentlicher und privatwirtschaftlicher Geldgeber zu beraten und zu unterstützen.

Dabei dient die Drittmittelverwaltung als zentraler Ansprechpartner der Projektleitung für alle Fragen, die die administrative Durchführung von Forschungsvorhaben betreffen. Sie begleitet, prüft und verwaltet alle Projekte – von der Antragstellung bis zum Abschlussbericht- nach formalen, kaufmännischen und bei Bedarf und Notwendigkeit auch nach juristischen Gesichtspunkten. Darüber hinaus steht die Drittmittelverwaltung für Abstimmungen und Fragestellungen, die in Zusammenhang mit dem Finanz- und Rechnungswesens stehen, zur Verfügung.

Ziel ist die Einhaltung der rechtlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen, die Mitarbeiter des Bereichs Forschung und Lehre von administrativen und formalen Tätigkeiten zu entlasten sowie einen sicheren und effizienten Ablauf zu gewährleisten.

Aufgaben

Zum Aufgaben- und Verantwortungsbereich der Drittmittelverwaltung gehören im Wesentlichen:

• Begleitung der Antragstellung
• Unterstützung bzw. Koordination bei der Vertragsgestaltung (z. B. Konsortialverträge oder Verwertungsrechte)
• Projektanlage und -verwaltung der Drittmittelprojekte inkl. Budgeteinstellung und –überwachung
• Beratung und Unterstützung bei der finanztechnischen Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Unterstützung bei der Erstellung von Mittelanforderungen und Mittelverwendungsnachweisen
• Rechnungsstellung
• Prüfung von Verwendungsnachweisen
• Berichterstellung und Abstimmung von Abweichungen
• Beratung und Unterstützung bei der rechtlichen Abwicklung von Drittmittelprojekten (allgemeine Drittmittelrichtlinien sowie geldgeberspezifische Richtlinien)
• Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Richtlinien der Universität Heidelberg, sowie fakultätsintern definierter Anweisungen und Vorschriften / Grundsätze
• Erstellung von Zuwendungsbescheinigungen (Spendenbescheinigungen)
• Ausstellen von Stipendien
• Erhebung von Drittmittelkennzahlen (Innen- und Außenverhältnis)