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Einkauf

Grundsätzlich wird differenziert zwischen Verbrauchsmaterial, Investitionsgütern, Dienstleistungen und Waren mit Stecker. Die Fakultät kann zu den von der Universität Heidelberg in Rahmenverträgen vereinbarten Konditionen einkaufen. Die Rahmenverträge betreffen beispielsweise Artikel der Büroausstattung, Computer und anderes. Sie können hier auf die Rahmenverträge zugreifen, die Bestellung dafür erfolgt allerdings über den Zentraleinkauf.

Nachfolgend stehen Ihnen folgende informative Dokumente zur Verfügung (eingeschränkter Zugriff):

Im Organisationshandbuch sind alle Zuständigkeiten und Prozesse des Einkaufs im Detail aufgeführt.

Die Schulungsunterlage Einkauf ist unterteilt in die Kapitel 1 (Rechtliche Grundlagen), Kapitel 2 (Einkauf an der Medizinischen Fakultät) und in Kapitel 3 (Dezentrale Bestellungen über SAP + Pharmbuy). Kapitel 3 enthält im wesentlichen Fachinformationen für das Anlegen und Verwalten von Bestellungen. Die drei Teile sind unabhängig voneinander nutzbar.

Die Kurzanleitungen in Deutsch und Englisch fassen zusammen, wie mit dem SAP Programm eine Bestellung angelegt und verwaltet wird.

Investitionsgüter, Waren mit Stecker, Dienstleistungen, Kosten aus Vertragsverhältnissen und Veranstaltungen

Investitionsgüter, Waren mit Stecker und Dienstleistungen werden über ein Antragsformular angefordert und zentral beschafft. Kosten im Zusammenhang mit Verträgen und Veranstaltungskosten werden ebenfalls zentral beantragt. Nutzen Sie dafür den Beschaffungsantrag in der aktuellen Version und reichen Sie diesen über den Zentraleinkauf ein. Sollten Sie Veranstaltungen mit Bewirtungskosten planen, müssen diese Kosten innerhalb der die Grenzen der Repräsentations- und Bewirtungsausgaben der Universität Heidelberg abrechenbar sein.

Jörg Hetterich
Haus 3, Ebene 4
Telefon 0621 383-71148
einkauf@remove-this.medma.uni-heidelberg.de

EDV

Der gleiche Beschaffungsantrag wie bei Investitionsgütern dient auch der Anschaffung von IT. Die Anträge werden beim Controlling oder der Drittmittelverwaltung der Fakultät eingereicht. Nach Freigabe wickelt die EDV-Abteilung die Beschaffung ab.

Ansprechpartner in der EDV sind

Nikolaus Gallei
Tridomus-C, Ebene 6, Raum 626
Telefon 0621 383-71978

Manuela Eichhof
Telefon 0621 383-71980

Fax 0621 383-71981
edv-einkauf@remove-this.medma.uni-heidelberg.de

Honorar- und Werkverträge

Honorar- und Werkverträge und Verträge mit Gastrednern sind über den Einkauf einzureichen. Die Vordrucke finden sich hier (eingeschränkter Zugriff).

Verbrauchsmaterial

Verbrauchsmaterial wird dezentral beschafft. Der dezentrale Einkauf wird hauptsächlich über die Bestellplattform Pharmaplace abgewickelt. Neben Laborverbrauchsmaterialien können darüber weitere Artikel, etwa Bürobedarf, bestellt werden.

Die wenigen Artikel, die nicht über Pharmaplace zu bestellen sind, können von dem SAP-Beauftragten Ihrer Klinik bzw. Ihres Institutes über das Warenwirtschaftsmodul von SAP bestellt werden. 

Pharmaplace

Die Zahl der Nutzer von Pharmaplace ist nicht limitiert. Wenn Sie einen Zugang zur Bestellplattform wünschen, füllen Sie bitte das Pharmaplace Anmeldeformular aus.

Eine detaillierte Anleitung für die Benutzung von Pharmaplace bietet Ihnen der Pharmabuy-Leitfaden.

Ihre Ansprechpartnerin zu Pharmaplace: 

Silke Gebhart
Haus 24, Ebene 4
Telefon 0621 383-71141
Telefax 0621 383-71103
silke.gebhart@remove-this.medma.uni-heidelberg.de

Bestellungen über SAP

Bestellungen über SAP werden ausschließlich vom SAP-Beauftragten der Klinik oder des Instituts vorgenommen. Die Bestellungen werden in SAP eingegeben und ausgedruckt. Das ausgedruckte Bestellformular senden Sie per Fax, per Post oder eingescannt per E-Mail an den Lieferanten.

Dezentrale Einkäufer mit SAP-Zugang erhalten Unterstützung unter sap-support@remove-this.medma.uni-heidelberg.de

An diese Adresse senden nach der Installation von SAP auch neu hinzugekommene dezentrale Einkäufer folgenden Benutzerantrag.

Informationen zur Nutzung des SAP Systems für dezentrale Einkäufer finden Sie in den Schulungsunterlagen SAP.

Die Stammdaten des SAP Systems werden zentral gepflegt. Sollte es notwendig sein, dass für Sie neue Stammdaten in SAP angelegt werden, etwa weil Sie einen neuen Drittmittelgeber oder Lieferanten akquiriert haben, so teilen Sie dies bitte Herrn Hammerl unter harald.hammerl@remove-this.medma.uni-heidelberg.de mit. 

Die folgenden Stammdaten werden gepflegt

Bestellungen mit Rezept

Rezeptbestellungen werden nicht in der Apotheke des Klinikums, sondern in der Fortuna-Apotheke bearbeitet. Diese garantiert eine Lieferung am Folgetag. Wenn Sie ein Rezept einlösen möchten, melden Sie dies per E-Mail an unter wareneingang@remove-this.medma.uni-heidelberg.de.

Vergessen Sie nicht mitzuteilen, wo das Rezept abgeholt werden kann. 

Entsorgungsboxen für biologische Gefahrenstoffe

Boxen für biologische Gefahrenstoffe können beim Wirtschaftslager des Klinikums angefordert werden:

Bezeichnung 

  • 30 l - Behälter mit Deckel / Material-Nr. 2411052

  • 60 l - Behälter mit Deckel / Material-Nr. 2074059

  • Aufkleber rot (Organabfälle) / Material-Nr. 2067134

  • Aufkleber grün (Infektiöse Abfälle) / Material-Nr. 2067133

  • Aufkleber gelb (Zytostatika-Abfälle) / Material-Nr. 2067132

  • Aufkleber blau (Infektiöse Abfälle Tier) / Material-Nr. 2067136

  • Aufkleber orange (Organabfälle mit Paraffin, Formalin) / Material-Nr. 2067135

  • Aufsaugpads - Absaugung Gel Vac Gelierbeutel / Material-Nr. 2442014

Bitte teilen Sie hierzu Ihren Bedarf per E-Mail an das Wirtschaftslager unter Angabe der folgenden Informationen mit:

  1. der Materialnummer

  2. der benötigten Menge

  3. Ihrer PSP-Projektkostenstelle

  4. Ihrer Anlieferadresse

Ansprechpartner im Wirtschaftslager sind Frau Seifert (ruth.seifert@remove-this.umm.de) und Herr Platz (volker.platz@remove-this.umm.de).

Warenannahme

Die von der Fakultät zentral oder dezentral bestellte Ware wird an die zentrale Warenannahme des Klinikums (Haus 40) geliefert.

Universitätsmedizin Mannheim
Medizinische Fakultät Mannheim
Zentrale Warenannahme Haus 40
Theodor Kutzer-Ufer 1-3
68167 Mannheim

Ansprechpartner im Klinikum ist

Volker Platz
Telefon 0621 383-3653
Fax 0621 383-2180
wareneingang@remove-this.medma.uni-heidelberg.de

Gas- und Trockeneislieferung

Gas und Trockeneis werden durch die Klinik zur Verfügung gestellt. Mitarbeiter der Fakultät bestellen mit folgendem Formular und geben das Fakultäts-Drittmittel- oder Haushalts-PSP an. Bitte faxen Sie das Formular an Herrn Schroth mit einem Tag Vorlauf. Das Gas bzw. Trockeneis wird dann am Wunschtag geliefert.

Ansprechpartner

Volker Platz
Fax 0621 383-2180

Ex-post-Transparenz

Die VwV Beschaffung 15.2 / §30 UVgO fordert bei bestimmten Vergabeverfahren eine Ex-post-Transparenz. Auftragsvergaben dieser Art werden für drei Monate bekannt gemacht.

Ex-post-Transparenz

Kontextspalte

 

Adresse

Abteilung Einkauf
Haus 3, Ebene 4, UMM
Theodor-Kutzer-Ufer 1-3
68167 Mannheim

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