Stichworte zum Ablauf des Promotionsverfahrens Dr. med. (dent.)

Sie werden automatisch über fehlende Unterlagen und/oder evtl. Korrekturauflagen informiert. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es bei der Vielzahl von Verfahren nicht möglich ist, Zwischenanfragen zum Stand des Verfahrens zu beantworten.

1. Gemäß § 5 PromO sind Dissertationen bei Vergabe des Themas unverzüglich anzumelden. Vor der Einreichung des Antrages auf Annahme im Promotionsbüro müssen Sie eine elektronische Promotionsakte durch Registrierung im zentralen Online-Portal heiDOCS anlegen (Die Daten sind während der gesamten Promotionsdauer aktuell zu halten).
2. Zwischen Ihnen und Ihrem Betreuer (Doktorvater/Doktormutter) ist gem. § 6 (2) PromO eine Promotionsvereinbarung abzuschließen und dem Antrag auf Annahme beizulegen (s. Liste der einzureichenden Unterlagen auf unserer Internetseite). Zwischen der Anmeldegenehmigung und der Abgabe der Dissertation muss mindestens ein Jahr liegen.
3. Optional kann ein Antrag auf kumulative Dissertation gestellt werden, wenn die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. (s. § 7 (5) PromO)
4. Wenn Ihr Betreuer mit der Fassung Ihrer Dissertationsschrift einverstanden ist, reichen Sie alle Unterlagen (Liste der einzureichenden Unterlagen auf unserer Internetseite) vollständig im Promotionsbüro ein und beantragen die Zulassung zur Promotionsprüfung.
5. Sobald alle Unterlagen vorliegen, wird in der darauffolgenden Sitzung des Promotionsausschusses der Zweitgutachter festgelegt (bleibt während des Verfahrens anonym).
6. Gutachter sind vielbeschäftigte Professoren und Privatdozenten; rechnen Sie damit, dass die Begutachtung ihre Zeit braucht; wir erinnern automatisch nach ca. 4 Wochen.
7. Liegt das zweite Gutachten vor, wird das Verfahren nochmals dem Promotionsausschuss vorgelegt. Die Ausschussmitglieder erarbeiten auf der Grundlage der Gutachten und der Bewertungskriterien der Fakultät einen Notenvorschlag.
8. Der Vorsitzende der Prüfungskommission bestimmt im Benehmen mit dem zweiten Prüfer den Termin für die Disputation. Die mündliche Prüfung ist spätestens zwölf Monate nach Abgabe des Notenvorschlags abzulegen (weitere Informationen s. "Informationen zum Rigorosum" auf unserer Internetseite).
9. Nach bestandener mündlicher Prüfung werden die mit Notenvorschlag versehenen Dissertationen abschließend in der Promotionskonferenz des Fakultätsrates zur endgültigen Annahme vorgelegt. Vor Beschlussfassung liegen die Arbeiten im Promotionsbüro zwei Wochen zur Einsichtnahme für die Mitglieder der Promotionskonferenz aus.
10. Nach dem offiziellen Abschluss des Promotionsverfahrens werden Sie vom Promotionsbüro schriftlich benachrichtigt und Ihre Promotionsurkunde in Druck gegeben (Ausnahme: das noch nicht abgelegte Staatsexamen).
11. Sind Ihre Unterlagen vollständig, erhalten Sie zwei Urkundenkopien, welche mit der Unterschrift des Dekans und dem Fakultätssiegel versehen sind und somit als Originaldokument gelten. Damit sind Sie berechtigt, den Doktortitel zu führen. Die Originalurkunden werden einmal jährlich im Sommer während einer offiziellen Feierstunde der Universität Heidelberg verliehen, zu welcher Sie etwa vier Wochen im Voraus eine gesonderte Einladung erhalten (daher bitte Adressänderungen mitteilen).

Bei Doktoranden, die ihr Studium im Ausland abgeschlossen haben, muss die Gleichwertigkeit (lt. Promotionsordnung § 4 (5)) mit einem deutschen Examen geklärt werden. Hierzu muss eine Anfrage an die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen in Bonn gestellt werden. Dafür notwendige Unterlagen: tabellarischer Lebenslauf, beglaubigte Kopien der Studienabschlüsse, sowie eine Fächerübersicht; unbedingt in der Heimatsprache, keine Übersetzungen.

Da diese Prüfungen bei der Zentralstelle für Ausländisches Bildungswesen in Bonn, je nach Land, einige Monate Zeit in Anspruch nehmen kann, sollten die entsprechenden Dokumente so früh wie möglich durch den Doktorvater/mutter eingereicht werden.