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Ablauf im Detail

Die Promotionsordnung der Medizinischen Fakultäten der Universität Heidelberg zur Erlangung des medizinischen und zahnmedizinischen Doktorgrades regelt die Zulassungsvoraussetzungen (PromO § 4).

Ergänzend dazu weisen wir Sie darauf hin, dass seit 01.03.2009 nach dem Landeshochschulgesetz Baden - Württemberg (§ 38, Abs. 5) keine Verpflichtung zur Immatrikulation an der Hochschule, an der man promoviert, besteht. Sie können sich also für ein Promotionsstudium einschreiben, müssen es aber nicht mehr. Somit ist es auch möglich, eine (zahn-)medizinische Promotion in Mannheim zu beginnen, während man an einer anderen deutschen Universität studiert. Für alle Fragen bezüglich der Einschreibung ist das Studierendensekretariat der Universität Heidelberg zuständig.

Bei Doktoranden, die ihr Studium im Ausland abgeschlossen haben, muss die Gleichwertigkeit (lt. Promotionsordnung § 4 (3)) mit einem deutschen Examen geklärt werden. Hierzu muss eine Anfrage an die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen in Bonn gestellt werden. Dafür notwendige Unterlagen: Tabellarischer Lebenslauf, eine beglaubigte Kopie des Studien - Abschlusses sowie eine Fächerübersicht, eine Kopie des Schulabschlusses (muss nicht beglaubigt sein, unbedingt in der Heimatsprache, keine Übersetzungen).

Gemäß § 5 PromO sind Dissertationen bei Vergabe eines Themas unverzüglich anzumelden (s. Punkt 1). Eine Zulassung zum studienbegleitenden Promotionsverfahren gemäß § 4 (2) PromO ist erst nach bestandenem Ersten Abschnitt der ärztlichen Prüfung gemäß AppO bzw. nach bestandener Zahnärztlicher Vorprüfung (Physikum) gemäß ZAppO möglich.

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über den Ablauf sowie über die einzureichenden Dokumente beim Promotionsbüro. Bitte kopieren Sie sich sämtliche Dokumente für den Eigenbedarf, das Promotionsbüro fertigt keine Kopien an.

Die Anmeldung als Doktorand muss rechtzeitig, d.h. vor Beginn der Dissertation, gestellt werden. Sie melden sich hierfür über das Onlineformular an, füllen dann das Anmeldeformular aus und unterschreiben dieses gemeinsam mit Ihrem Doktorvater/ Ihrer Doktormutter. Doktorvater/ Doktormutter und Betreuer/Betreuerin sind in der Regel unterschiedliche Personen. Je nach Art der Dissertation sind gegebenen falls ein Ethikvotum und/oder ein Tierschutzantrag nachzuweisen. Die Dokumente reichen Sie beim Promotionsbüro ein. Das Anmeldeformular kann auch von einer anderen Person abgegeben oder postalisch versendet werden, sofern das Formular ordnungsgemäß ausgefüllt und unterschrieben ist.

2. Sie erhalten nach kurzer Zeit per E-Mail die Benachrichtigung, ob Sie als Doktorand/in angenommen werden und über das Startdatum, mit dem Ihr Promotionsverfahren beginnt. Verbindliche Hinweise zur Anfertigung der Dissertation erhalten Sie in den Richtlinien zur Abfassung der Dissertationsschrift.

3. Ist Ihr/e Doktorvater/-mutter mit der Fassung Ihrer Dissertationsschrift einverstanden, geben Sie diese ab und reichen folgende Unterlagen, sofern nicht anders angegeben, vollständig im Promotionsbüro (UMM, Haus 24) ein:

  • Zwei gebundene Exemplare der Dissertation (kein Recycling - Papier) und eine elektronische Version (PDF/ WORD) auf CD - ROM (kein Stick)
  • Gutachten des Doktorvaters bzw. der Doktormutter und 1 Kopie
  • Kurzfassung (1 Original mit Unterschrift Doktorvater/Doktormutter, 1 Kopie)
  • Zulassungsgesuch zur Promotion (Formblatt 1 )
  • Belehrung Eidesstattliche Versicherung gemäß § 8, 9 PromO
  • Eidesstatliche Versicherung gemäß Anlage der PromO
  • Gegebenenfalls genehmigter Tierschutzantrag oder positives Ethikvotum
  • Eine Einverständniserklärung, dass die Dissertation unter Verwendung elektronischer Datenverarbeitungsprogramme auf die Einhaltung allgemein geltender wissenschaftlicher Standards überprüft werden darf.

Mit der Einreichung der Dissertationsschrift inklusive aller erforderlichen Unterlagen wird in der nachfolgenden Sitzung das Promotionsverfahren eröffnet. Mit dem Promotionsverfahren wird der Abschnitt der Promotion beschrieben, der nach Abgabe der Dissertation beginnt.

Das nachfolgende Verfahren dauert in der Regel 4 bis 6 Monate (Gutachtenerstellung, Auslagefristen, Semesterferien etc.). Es finden pro Semester (in der Vorlesungszeit) drei Sitzungen statt. Abgabefrist für Dissertationen: spätestens drei Wochen vor dem jeweiligen Sitzungstermin; die Termine werden auf den Webseiten des Promotionsbüros veröffentlicht. Sie werden automatisch schriftlich über Korrekturauflagen oder fehlende Unterlagen informiert. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es bei der Vielzahl von Verfahren nicht möglich ist, Zwischenanfragen zum Stand des Verfahrens zu beantworten.

4. Sobald das Gutachten des Doktorvaters bzw. der Doktormutter vorliegt, wird in der nächsten Sitzung des Promotionsausschusses der Zweitgutachter festgelegt (bleibt während des Verfahrens anonym). Es kann mehrere Wochen dauern, bis das zweite Gutachten vorliegt.

5. Liegt auch das zweite Gutachten vor, wird die Arbeit in der folgenden Sitzung des Promotionsausschusses besprochen. Der Promotionsausschuss behandelt alle anstehenden Dissertationen gemeinsam und erarbeitet auf der Grundlage der eingeholten Gutachten und der Bewertungskriterien der Fakultät die Notenvorschläge. Eventuelle Korrekturauflagen werden Ihnen schriftlich mitgeteilt . Für die Note „summa cum laude“ sind weitere Gutachten von zwei externen Gutachtern (unter Angabe aktueller Kontaktdaten, wie Anschrift und E-Mail) notwendig. Diese werden vom Doktorvater bzw. der Doktormutter vorgeschlagen. Danach steht die mündliche Prüfung an.

6. Nach bestandener mündlicher Prüfung werden die mit Notenvorschlag versehenen Dissertationen abschließend der Promotionskonferenz der Fakultät zur endgültigen Annahme vorgelegt. Die Arbeiten liegen im Promotionsbüro vor Beschlussfassung zwei Wochen zur Einsichtnahme für die Mitglieder der Promotionskonferenz aus.

7. Nach dem offiziellen Abschluss des Promotionsverfahrens werden Sie vom Promotionsbüro schriftlich benachrichtigt und Ihre Promotionsurkunde in Druck gegeben (Ausnahme: das noch nicht abgelegte Staatsexamen). Der Druck der Urkunde erfolgt etwa innerhalb von sechs Wochen. Sie werden ebenfalls über die Benotung informiert und aufgefordert, die folgenden Unterlagen , sofern nicht anders angegeben, im Promotionsbüro einzureichen. Sollten Sie den letzten Abschnitt der Ärztlichen Prüfung zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelegt haben, reichen Sie die fehlenden Unterlagen bitte erst nach Bestehen der Prüfung und nach Erhalt des Zeugnisses ein.

Nachzureichen sind nach Annahme der Dissertation durch die Promotionskonferenz und nach abgelegtem letztem Abschnitt der Ärztlichen Prüfung:

  • Fünf gebundene Exemplare der Dissertation (Hinweise zum Druck siehe Richtlinien) sowie die Dissertationskurzfassung auf CD-ROM (Word) in der Bibliothek (UMM, Haus 42) abgeben
  • Eine beglaubigte Kopie des Zeugnisses über den letzten Abschnitt der Ärztlichen Prüfung (Staatsexamen, es genügt auch eine unbeglaubigte Kopie und die Vorlage des Originals; keine Approbationsurkunde)
  • Ein aktueller tabellarischer Lebenslauf
  • Schulischer Werdegang (Vorlage)
  • Druckvorlage für die Promotionsurkunde
  • Statistikbogen
  • Einzahlungsbeleg über 50 Euro (Bankverbindung: Landesbank Baden - Württemberg , IBAN: DE40600501010004616342 , BIC: SOLADEST600 , Verwendungszweck: Promotionskonto Kostenstelle: 784126 .2)
  • Ein Adressaufkleber mit Ihrer Anschrift

8. Sind Ihre Unterlagen vollständig, erhalten Sie zwei Urkundenkopien, welche mit der Unterschrift des Dekans und dem Fakultätssiegel versehen ist und somit als Originaldokument gilt. Damit sind Sie berechtigt, den Doktortitel zu führen. Die Urkunden werden einmal jährlich im Sommer während einer offiziellen Feierstunde der Universität Heidelberg verliehen, zu welcher Sie etwa vier Wochen im Voraus eine gesonderte Einladung erhalten (daher bitte Adressänderungen mitteilen).

9. Bei Abbruch einer geplanten Promotion ist die Anmeldung offiziell zurückzuziehen, damit Sie frei sind, sich neu zu bewerben; eine kurze Mitteilung an das Promotionsbüro genügt. Ein Betreuerwechsel ist schriftlich mitzuteilen, ehemaliger und neuer Betreuer müssen einvernehmlich unterschreiben.

Kontextspalte

 

Abgabetermine

Promotionsunterlagen jeweils abzugeben

  1. bis zum 02.10.2018
  2. bis zum 06.11.2018
  3. bis zum 09.01.2019